Combien vous coûte ce process qui tient encore avec Excel, des e-mails et beaucoup trop de copier-coller ?
Mettez un chiffre sur ce qu’une tâche répétitive vous coûte chaque année : le temps passé, les erreurs à rattraper, les affaires perdues.
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01 · Processus
Quelles tâches voulez-vous chiffrer ?
Plusieurs réponses possibles. Ce choix sert à décrire votre situation, il ne change pas le calcul.
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01 · Processusfacultatif
Par exemple : « Nous recevons les demandes par email, nous les recopions dans Excel, puis un manager vérifie chaque dossier. » Ce texte reste dans votre navigateur ; il n’est transmis que si vous le demandez.
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02 · Temps mobilisé
Combien de temps cette tâche vous prend-elle ?
Choisissez la méthode la plus facile à estimer pour vous. Une seule est prise en compte, pour ne pas compter deux fois les mêmes heures.
choisissez une méthode pour continuer
02 · Temps mobilisé
Toutes celles qui touchent au processus, même une heure par semaine. Une personne qui n’y passe que la moitié de son temps compte pour 0,5. Exemple : trois gestionnaires et un responsable qui valide → 3,5.
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02 · Temps mobilisé
Le temps qui disparaîtrait si l’outil faisait le travail — ressaisies, copier-coller, vérifications, relances par email — et non la durée totale de la tâche. Exemple : 6 h de traitement par semaine, dont 2 h de recopie → 2. Une demi-heure par jour fait 2,5 h par semaine.
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02 · Temps mobilisé
Pour une tâche qui revient chaque mois : factures, paie, relances, déclarations. Comptez le temps qui disparaîtrait si l’outil faisait le travail, et non la durée totale de la tâche. Exemple : une journée de facturation en fin de mois, dont 3 h à recopier des bons de livraison → 3.
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02 · Temps mobilisé
Le salaire, les charges et les frais liés au poste, ramenés à une heure de travail. Un ordre de grandeur prudent suffit. Les repères ci-dessous remplissent le champ, et restent modifiables.
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02 · Temps mobilisévaleur proposée
52 semaines moins les congés et les jours fériés. 46 est l’ordre de grandeur courant en France ; descendez vers 44 si vos équipes prennent davantage, montez vers 48 si l’activité ne s’arrête jamais.
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02 · Temps mobilisé
Le volume traité dans un mois ordinaire : devis, commandes, dossiers, tickets, plannings, fiches… Prenez un mois représentatif, ni le plus creux ni le plus chargé. Exemple : 120 commandes saisies par mois.
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02 · Temps mobilisé
Sur un dossier, le temps perdu à ressaisir, vérifier ou rechercher, pas le temps total du dossier. Exemple : 25 minutes de traitement dont 10 à recopier les mêmes informations d’un outil à l’autre → 10.
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02 · Temps mobilisé
Le salaire, les charges et les frais liés au poste, ramenés à une heure de travail. Un ordre de grandeur prudent suffit. Les repères ci-dessous remplissent le champ, et restent modifiables.
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03 · Erreurs et reprisesfacultatif
Les dossiers qu’il a fallu reprendre : erreur de saisie, mauvaise version d’un fichier, information manquante, client à rappeler. Exemple : 8 reprises par mois sur 120 dossiers.
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03 · Erreurs et reprisesfacultatif
Le temps complet d’un rattrapage, échanges compris : s’apercevoir de l’erreur, retrouver le bon dossier, corriger, prévenir. Exemple : 30 minutes entre la détection et le client rappelé.
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03 · Erreurs et reprisesfacultatif
Combien de personnes une reprise mobilise en moyenne. Souvent plus d’une : celle qui corrige, et le collègue ou le manager qu’il faut solliciter pour retrouver la bonne information. Exemple : 1,5.
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03 · Erreurs et reprisesfacultatif
Le salaire, les charges et les frais liés au poste, ramenés à une heure de travail. Un ordre de grandeur prudent suffit. Les repères ci-dessous remplissent le champ, et restent modifiables. Une reprise remonte souvent d’un cran, c’est un manager ou un expert qui s’en charge.
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03 · Erreurs et reprisesfacultatif
Les dépenses réellement sorties à cause de ce fonctionnement : geste commercial, pénalité de retard, déplacement pour rattraper un dossier, licence d’un outil qui ne sert qu’à contourner le problème, renfort ponctuel. Exemple : 400 €/mois.
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04 · Affaires perduesfacultatif
Les affaires perdues dont cette tâche est une cause plausible : devis parti trop tard, relance oubliée, client passé à la concurrence pendant l’attente. Si le lien ne vous paraît pas évident, laissez vide, c’est la partie la plus fragile du calcul.
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04 · Affaires perduesfacultatif
La marge, et non le chiffre d’affaires : ce qui serait resté une fois les coûts déduits. Exemple : un devis de 5 000 € à 30 % de marge → 1 500 €.
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04 · Affaires perduesfacultatif
Seulement ce que vous pourriez justifier sur une facture : abonnement d’un outil de contournement, prestation annuelle de reprise de données, maintenance d’un fichier devenu critique. Exemple : 2 400 €/an.
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03 · Erreurs et reprises
Y a-t-il des erreurs et des reprises ?
Tous les champs sont facultatifs. Si vous ne savez pas, laissez vide : rien n’est inventé à votre place.
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04 · Marge perdue
Cette tâche vous fait-elle perdre des affaires ?
Étape facultative. Ne remplissez cette partie que si le lien entre cette tâche et les affaires perdues vous paraît réel.
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05 · Votre façon de faire
Comment cette tâche se fait-elle aujourd’hui ?
Plus une tâche se fait à la main, plus un outil adapté peut en faire disparaître une grande part. Votre réponse ne change pas le coût estimé, seulement la part récupérable.
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05 · Votre façon de faire
Vos réponses
- Tâches
- —
- Temps mobilisé
- —
- Erreurs et reprises
- —
- Dépenses directes
- —
- Affaires perdues
- —
- Façon de faire actuelle
- —
appuyez sur Entrée ↵
Cette tâche vous coûte probablement entre — et — par an
Vos réponses ne font pas apparaître de coût important. Vérifiez les chiffres, ou essayez avec une autre tâche.
- Temps de travail absorbé
- —Le temps passé sur la tâche, et à rattraper les erreurs.
- Dépenses directes
- —L’argent réellement dépensé à cause de cette tâche.
- Affaires perdues
- —Affichées seulement si vous avez rempli cette partie.
Pour une tâche —, vous pourriez récupérer entre — et — par an.
Cette estimation est un ordre de grandeur. Le temps gagné ne devient de l’argent économisé que s’il vous évite une dépense ou une embauche, ou s’il vous permet de faire plus.
Ce que cela suggère
Simplifier avant de construire
Un développement sur mesure n’est probablement pas justifié à ce stade. Commencez par simplifier le processus ou tester un outil existant.
Un petit outil peut suffire
Le problème mérite d’être étudié, en restant ciblé : une petite appli pour un besoin précis peut suffire.
Une appli à construire
Une appli pour gérer toute l’activité peut être pertinente si elle récupère une part significative de cette valeur. L’atelier de départ permet de le vérifier.
Un projet qui mérite une vraie étude
Le problème semble assez important pour étudier un outil de gestion complet, en commençant par l’atelier de départ.
Cette piste ne tient pas encore compte de la complexité technique, des logiciels à relier, des données ou des obligations légales.
Voir le détail du calcul
Ce que vous avez saisi
- Tâches
- —
- Méthode de calcul du temps
- —
- Personnes concernées
- —valeur proposée par le calculateur
- Heures perdues par personne et par semaine
- —valeur proposée par le calculateur
- Heures perdues par personne et par mois
- —valeur proposée par le calculateur
- Coût d’une heure de travail (charges comprises)
- —valeur proposée par le calculateur
- Semaines travaillées par an
- —valeur proposée par le calculateur
- Dossiers traités par mois
- —valeur proposée par le calculateur
- Minutes perdues par dossier
- —valeur proposée par le calculateur
- Coût d’une heure de travail (charges comprises)
- —valeur proposée par le calculateur
- Erreurs ou dossiers repris par mois
- —valeur proposée par le calculateur
- Temps moyen de correction
- —valeur proposée par le calculateur
- Personnes mobilisées par correction
- —valeur proposée par le calculateur
- Coût d’une heure de travail de ces personnes
- —valeur proposée par le calculateur
- Dépenses directes par mois
- —valeur proposée par le calculateur
- Affaires perdues par mois
- —valeur proposée par le calculateur
- Marge moyenne d’une affaire
- —valeur proposée par le calculateur
- Autres dépenses annuelles justifiables
- —valeur proposée par le calculateur
- Façon de faire actuelle
- —
Formules appliquées
- coût du temps = personnes × heures par semaine × coût horaire × semaines travaillées
- coût du temps = personnes × heures par mois × coût horaire × 12
- coût du temps = dossiers par mois × (minutes perdues ÷ 60) × coût horaire × 12
- coût des reprises = erreurs par mois × (minutes de correction ÷ 60) × personnes mobilisées × coût horaire × 12
- dépenses directes = dépenses directes par mois × 12 + autres dépenses annuelles
- affaires perdues = affaires perdues par mois × marge moyenne × 12
- coût central = temps de travail absorbé + dépenses directes + affaires perdues
- fourchette = coût central × 0,85 et coût central × 1,15
- montant récupérable = chaque borne de la fourchette × part récupérable (25 %, 40 % ou 60 % selon votre façon de faire actuelle)
Les champs absents de cette liste n’ont pas été renseignés : ils valent zéro et n’entrent dans aucun total.
Je reprends vos chiffres avec vous pendant 30 minutes, gratuitement, pour les vérifier et repérer le plus petit projet utile.
Votre demande
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Joint à votre messageEstimation du coût annuel d’un process, calculateur Fluow
- Tâche évaluée
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- Ce que cela suggère
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- Vos réponses
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Votre estimation et vos hypothèses sont jointes à ce message, les mêmes que celles affichées à l’écran.